Rondleiding functies Voice PBX

Beller Pop-upscherm

De PBX van While1 Voice synchroniseert automatisch klantgegevens telkens wanneer een nieuw gesprek wordt beantwoord. Zo wordt informatie over de beller weergegeven in een pop-up op het computerscherm van de werknemer. Combineer de achterliggende communicatie tussen uw CRM en onze PBX en profiteer direct van de voordelen. Bespaar kostbare tijd van uw werknemers, verlaag de kosten voor gespreksverwerking en voorkom dat uw klanten gefrustreerd raken omdat ze zich elke keer moeten identificeren wanneer ze u bellen. Met Screen Pops kunt u snelle antwoorden bieden op basis van de bestelgeschiedenis van de klant, anticiperen op hun behoeften en zorgen voor een efficiëntere en persoonlijkere klantenservice. Uw externe medewerkers kunnen ook in realtime klantgegevens ontvangen via sms (vereist sms-provider en aangepaste integratie).

Naast de pop-ups met klantgegevens, maakt het identificeren van de beller in een extern CRM/ERP of in de Contact Manager-module meer cloud-telefoniemogelijkheden mogelijk:

• Automatische afwijzing van oproepen op basis van een Blacklist
• Toon naam/achternaam op telefoonscherm
• Gebruik wachtrijprioriteit
• Wijs een verantwoordelijke operator aan
• Schakel de oproepen door volgens de geselecteerde taal

Installeer While1 Voice Notifier - onze gratis add-on voor Chrome waarmee u vanuit uw CRM direct toegang tot het huidige profiel van uw klant krijgt terwijl u in het telefoongesprek zit.

Herstel van gemiste oproepen

De While1 Voice cloud telefonie-oplossing stelt uw vertegenwoordigers in staat om overal te werken, waardoor ze het aantal gemiste oproepen en dus de gemiste zakelijke kansen verminderen. Zelfs wanneer uw gespreksstroomstrategie mobiliteitsfuncties bevat, zult u nog steeds te maken krijgen met gemiste oproepen (wanneer uw beller ophangt, de oproep buiten kantooruren valt, alle werknemers bezet zijn enz.). Met behulp van onze hersteltools voor gemiste oproepen kunt u professioneel gemiste oproepen afhandelen, voor uw klanten zorgen en de kans vergroten dat u ze behoudt:

• De PBX van While1 Voice kan klanten automatisch terugbellen via de robodialer, zonder de hulp van een vertegenwoordiger
• Uw werknemers kunnen uw gemiste oproepen handmatig herstellen, op basis van realtime e-mailmeldingen of op basis van gemiste oproepen die in een specifieke lijst zijn opgeslagen
• Uw externe agenten kunnen meldingen van gemiste oproepen ontvangen via sms (sms-provider en aangepaste integratie is vereist)
• Stuur automatisch meldingen over gemiste oproepen binnen uw CRM via API-integratie
• Activeer de terugbelservice. Deze voorkomt dat klanten het gesprek beëindigen wanneer ze in de wacht moeten staan, doordat ze in staat gesteld op een specifieke toets te drukken om teruggebeld te worden
• Open realtime rapporten over gemiste oproepen en controleer uw oproepen op basis van hun status

Standaard en aangepaste rapporten

Het PBX-dashboard van While1 Voice bevat alle gegevens die u nodig hebt om uw business te beheren, inclusief gespreksvolume, gespreksopnames, gebruikersprestaties en nog veel meer. U kunt ook toegang krijgen tot waardevolle gegevens via API's om deze op te nemen in uw eigen analyses.

Met ons PBX-platform hebben uw supervisors snel toegang tot realtime dashboards en standaard of uitgebreide en volledig aanpasbare rapporten om de prestaties van uw callcenter te beoordelen:

• Dashboard - realtime monitoren van lopende of in de wacht staande oproepen, gemiste oproepen, vertegenwoordigers en wachtrijen
• Standaardrapporten over inkomende en uitgaande oproepen, gemiste oproepen, wachtrijen en vertegenwoordigers
• Ontwerp uw eigen aangepaste rapporten in een XLS- of CSV-indeling op basis van dimensies, statistieken, groepskolommen en filters
• Automatisch gegenereerde grafieken inbegrepen
• Exporteer een bepaald rapport of alle rapporten (in afzonderlijke sheets)
• Rapporten worden automatisch per e-mail verzonden in XLS-formaat (waardoor het interval in uitvoering en de rapportageperiode kunnen worden aangepast)
• Call Detail Records (gedetailleerde lijst van alle inkomende en uitgaande gesprekken inclusief gesprekstijd, duur, bronnummer, bestemmingsnummer en beschikbare opnames)

Aanpasbare IVR

Met IVR-spraakmenu's kunt u een betere klantervaring bieden, grotere oproepvolumes verwerken en buiten kantooruren beschikbaar blijven. Vanuit de webinterface van While1 Voice kunt u eenvoudig een aanpasbaar en meertalig IVR bouwen, aangepaste begroetingen instellen en verschillende bestemmingen kiezen, afhankelijk van de werktijden en meer. Met ons IVR-systeem kunnen klanten communiceren met de While1 Voice PBX via het toetsenbord van de telefoon of via spraakherkenning.

U kunt het IVR-systeem zowel in inkomende gespreksstromen als in uitgaande gespreksstromen integreren, waarbij u profiteert van de volgende kenmerken en voordelen:

• Meertalige klantenondersteuning
• Oproepen worden eenvoudig naar de juiste afdeling doorgeschakeld
• Speel meertalige begroetingen na sluitingstijd
• Klantgerichte of politieke enquêtes afnemen
• Ontvang waardevolle feedback van uw klanten of partners
• Geef klanten toegang tot selfservice-opties
• Verbind uw IVR met uw bedrijfsspecifieke apps via integratie/API

Dienstautomatisering

Meer dan 50% van de tijd van een klantenservicemedewerker wordt besteed aan het zoeken naar informatie via backendsystemen. Ontgrendel de kracht van automatisering en geniet van de voordelen van altijd beschikbaar zijn voor uw klanten, terwijl u op de tijd van uw werknemers bespaart en uw dagelijkse processen stroomlijnt.

De PBX van While1 Voice maakt gebruik van de nieuwste technologie en heeft een reeks eenvoudig te gebruiken functies en tools waarmee u handmatig werk uit uw huidige workflows kunt elimineren: Geautomatiseerde uitgaande campagnes, aanpasbare IVR's op meerdere niveaus, Text-to-Speech-of Speech-to-Text-functies, aangepaste integraties en nog veel meer.

Vertrouw uw klanten en bied hun selfservice-opties door de menselijke tussenkomst te vervangen door eenvoudige en herhaalde vragen om zo geautomatiseerde slimme services mogelijk te maken:

• Het saldo van de klant controleren
• De status van de huidige bestelling van de klant controleren
• Meterstanden van residentiële nutsbedrijven van uw klanten opnemen zonder menselijke tussenkomst
• Plan geautomatiseerde uitgaande oproepen naar klanten en bespaar de kostbare tijd van uw werknemers door hun automatisch in contact te laten komen met klanten. Zo kunt u uw verkoop maximaliseren, enquêtes houden, follow-ups uitvoeren, herinneringen instellen en nog veel meer. Gebruik hiervoor vooraf opgenomen audioberichten en een CRM-contactenlijst of een geïmporteerde contactenlijst
• De aanwezigheid van de beveiliging verifiëren door geautomatiseerde uitgaande oproepen naar de doellocaties in te plannen
• Integratie van de PBX met bewakingsservers voor industriële apparatuur om geautomatiseerde uitgaande oproepen te sturen in geval van defecte apparatuur, met behulp van vooraf geregistreerde berichten

Overal werken

De oplossing van While1 Voice is ontworpen om telewerken te ondersteunen, zodat uw thuiswerkers toegang hebben tot dezelfde functies als de kantoortelefoons en probleemloos inkomende en uitgaande zakelijke gesprekken kunnen verwerken, vanaf elk apparaat. Door externe gebruikers in uw PBX op te nemen, vergroot u de bereikbaarheid van uw team, zodat uw medewerkers onderweg met klanten kunnen communiceren. Bekijk hoe onze telefonie-oplossing u helpt uw oproepstromen en teams op meerdere locaties vanaf één platform te beheren:

• Beheer vertegenwoordigers op afstand op elk gewenst moment en laat uw werknemers profiteren van de voordelen van thuiswerken
• Behoud uw professionele uitstraling wanneer u vanaf uw persoonlijke telefoon belt en u aan uw klanten het zakelijke nummer als uitgaande beller-ID toont
• Integreer mobiele telefoons in de PBX door de functies voor het volgen van Follow me en Fallback-nummers te configureren, en zo de beschikbaarheid en mobiliteit van uw werknemers te vergroten wanneer ze afwezig of druk zijn
• Stuur alle inkomende oproepen die op een route zijn ontvangen door naar een ander extern telefoonnummer (bijv. mobiele telefoon, huistelefoon) en stel uw werknemers in staat om overal werken
• Schakel oproepen buiten werktijden door naar mobiele telefoonnummers via de functie van alternatieve locaties, zodat uw vertegenwoordigers on-the-fly oproepen kunnen beantwoorden. Zo vergroot u de mogelijkheden waarop uw klant contact kan leggen met uw bedrijf
• Verkrijg altijd en overal toegang tot uw voicemailberichten met behulp van de functie voicemail naar e-mail. Voicemailopnames worden automatisch rechtstreeks in uw mailbox bezorgd, zodat u uw berichten gemakkelijk ter plaatse kunt beluisteren
• Profiteer van de geografische flexibiliteit die ons platform biedt en verander uw laptop in een krachtige, webgebaseerde telefoon om zowel inkomende als uitgaande gesprekken af te handelen, gesprekken door te sturen en nog veel meer